L'NHS Business Services Authority (NHSBSA) impiega 3600 persone in tutto il Regno Unito, fornendo una serie di servizi del NHS (National Health Service) a contraenti, organizzatori, pazienti e pubblico a livello nazionale. In qualità di Arm's Length Body del Department of Health and Social Care, ha il compito di gestire 35 miliardi di sterline di spesa annuale del NHS. L'NHSBSA sta guidando la digitalizzazione e l'adozione di tecnologie all'avanguardia per fornire valore al contribuente e risparmi per l'NHS, che vengono poi reinvestiti nell'assistenza di prima linea. A livello organizzativo, l'NHSBSA si impegna a sostenere l'NHS e il sistema sanitario a diventare più efficiente attraverso lo sviluppo delle capacità del personale e la pianificazione aziendale.
Per continuare a raggiungere questi obiettivi e valori, l'NHSBSA ha riconosciuto la necessità di investire nel sostegno della propria forza lavoro attraverso il cambiamento. In precedenza, la gestione del cambiamento era stata spesso attuata in modo incoerente, pur disponendo di capacità interne sotto forma di operatori formati per la gestione del cambiamento. Per conformarsi agli standard professionali di Project and Change Management per i dipartimenti governativi e per raggiungere gli ambiziosi risultati dei progetti a lungo termine, era necessario un approccio coerente all'implementazione della gestione del cambiamento.
L'NHSBSA aveva appena iniziato un percorso di trasformazione digitale e la natura critica dei suoi servizi richiedeva di ottimizzare la consegna e l'adozione del progetto, continuando a fornire servizi di prima classe a clienti e utenti interni. Ciò richiedeva la formazione di membri chiave del personale per migliorare il livello di adozione della tecnologia, garantendo il raggiungimento di tutti gli obiettivi del progetto e la realizzazione dei benefici organizzativi.
È stato riconosciuto che l'NHSBSA necessitava di un approccio coerente e strutturato per gestire il cambiamento in tutta l'organizzazione, al fine di garantire l'adozione di nuovi metodi di lavoro. Si è capito che un unico approccio coerente avrebbe permesso all'organizzazione di reagire rapidamente ai cambiamenti esterni e interni, moltiplicando i benefici in tutti i progetti e riducendo la resistenza a nuovi modi di lavorare.
L'NHSBSA ha valutato il proprio approccio in consultazione con Prosci Europe e ha deciso di adottare un approccio formativo basato sui ruoli, iniziando con la creazione di capacità di cambiamento nel team responsabile della realizzazione dei progetti, per poi espandere la formazione in modo da consentire ai membri del personale di formare i dipendenti dell'NHSBSA e migliorare la comprensione del change management con i principali sponsor.
Al fine di migliorare l'applicazione della gestione del cambiamento per i progetti attuali e futuri, i responsabili della consegna del portafoglio Andy e Helen hanno riconosciuto che i professionisti del progetto presso NHSBSA necessitavano di un quadro di riferimento, di strumenti e di un linguaggio coerente per il cambiamento. È stato deciso che 16 colleghi del team di project delivery avrebbero dovuto partecipare al programma Prosci Change Management Certification Practitioner di 3 giorni ospitato presso gli uffici di NHSBSA, tenuto da istruttori esperti di change management di Prosci Europe.
L'approccio pratico all'applicazione della metodologia Prosci Change Management ha permesso ai partecipanti di incorporare l'apprendimento nei loro progetti in corso. Costruendo un pool di competenze all'interno di un dipartimento chiave dell'NHSBSA, i progetti ad alto impatto sulle persone sarebbero stati realizzati con un duplice approccio di gestione del progetto e di gestione del cambiamento, aumentando la probabilità di un cambiamento duraturo e di successo.
“Abbiamo l'esperienza e le capacità per costruire, migliorare e fornire servizi di prima classe ai nostri clienti, ai nostri committenti e ai nostri utenti interni, ma volevamo migliorare la velocità di transizione dei nostri servizi verso l'uso completo, assicurandoci che tutti gli utenti stiano andando nella stessa direzione fin dall'inizio”
Andy Strickland, Portfolio Delivery Lead at NHS Business Services Authority
Per aumentare ulteriormente la capacità e la preparazione di NHSBSA in materia di gestione del cambiamento, Andy ed Helen hanno inserito 4 membri chiave del personale nella sessione Prosci Train-the-Trainer di livello 1. L'approccio Train-the-Trainer fornisce ai professionisti del cambiamento certificati una formazione interna basata sul ruolo, riducendo la dipendenza da fornitori esterni. L'approccio Train the Trainer consente ai professionisti del cambiamento certificati di erogare formazione interna basata sul ruolo, sviluppando le capacità all'interno dell'organizzazione e riducendo la dipendenza da fornitori esterni. Grazie alla flessibilità e agli insegnamenti del corso, NHSBSA è riuscita a far crescere la propria capacità di gestione del cambiamento a livello organizzativo in pochi mesi, consentendo all'organizzazione di essere a prova di futuro e di garantire un approccio coerente alla gestione del cambiamento nei progetti approvati.
Per formare i dipendenti all'interno dell'organizzazione, l'NHSBSA ha investito nella licenza Prosci Enterprise, al livello di licenza ADKAR Enablement, consentendo loro di gestire una serie di workshop Prosci di un giorno per il personale interno, sfruttando i propri insegnanti. L'acquisto della licenza è avvenuto in concomitanza con la partecipazione dei 4 membri del personale al workshop Train the Trainer, in modo che potessero passare immediatamente all'erogazione della propria formazione ed espandere le capacità interne.
Una volta attivati i ruoli chiave in NHSBSA, il passo successivo è stato quello di capire come pianificare la creazione di una capacità di Enterprise Change Management. Nell'aprile 2023, Andy ed Helen hanno partecipato a un Prosci Enterprise Change Management Bootcamp. Questo workshop di un giorno supporta e sviluppa i partecipanti per costruire un caso di Enterprise Change Management (ECM) e, utilizzando strumenti e modelli della Metodologia Prosci, valutare la maturità della gestione del cambiamento della loro organizzazione. Di conseguenza, Andy ed Helen sono stati in grado di avviare lo sviluppo di una roadmap per il percorso di Enterprise Change Management di NHSBSA.
L'Enterprise Change Management è un approccio alla gestione del cambiamento che prevede il passaggio da una gestione del cambiamento su piccola scala, applicata a singoli progetti, a un approccio più coerente e a livello di tutta l'organizzazione, in cui il cambiamento è incorporato in ogni iniziativa e implementazione. Il primo passo di questo processo consiste nel considerare come la gestione del cambiamento viene attualmente effettuata nella vostra organizzazione e a quale livello. Il Prosci Change Management Maturity Model valuta il livello attuale di adozione della gestione del cambiamento in un'organizzazione. Per costruire con successo una capacità di Change Management aziendale è necessario uno sforzo intenzionale e concertato per costruire competenze e integrare le best practice in tutta l'organizzazione. Così facendo, l'NHSBSA sarà in grado di raggiungere i suoi ambiziosi obiettivi con l'intera organizzazione che canta dallo stesso inno.
Dopo il successo dell'introduzione della formazione basata sul ruolo in tutti i reparti chiave di NHSBSA, qual è il prossimo passo nel loro percorso?
Ora che i team di progetto sono formati e certificati nella gestione del cambiamento e che Andy ed Helen guidano i piani di Enterprise Change Management, i team di consegna sono sulla stessa lunghezza d'onda. Tuttavia, affinché il quadro e l'approccio al cambiamento siano veramente integrati nell'intera organizzazione, la leadership deve comprendere il valore e il processo della gestione del cambiamento.
Secondo una ricerca di Prosci, i senior leader svolgono un ruolo cruciale nei periodi di cambiamento, perché sono fondamentali per creare e radicare i cambiamenti all'interno di un'organizzazione. È necessario che sostengano visibilmente i cambiamenti e per farlo, la leadership deve comunicare chiaramente la necessità e i vantaggi della gestione del cambiamento per la propria organizzazione. Per questo Andy ha ritenuto importante formare il team esecutivo sull'importanza del loro ruolo e far comprendere loro i framework di gestione del cambiamento utilizzati dal team di delivery. In collaborazione con Prosci Europe, è stato pianificato l'invio del team dirigenziale a uno Sponsor Briefing Workshop. Questo programma, della durata di un giorno, fornisce ai team dirigenziali chiarimenti sull'importanza del loro ruolo nel cambiamento, creando un collegamento tra una gestione efficace del cambiamento e i risultati aziendali.
A causa di un cambiamento di gestione, un nuovo Chief Portfolio Officer è entrato a far parte dell'organizzazione. Per metterlo al passo con i tempi, sono in corso discussioni per valutare i passi successivi per portare il resto dell'organizzazione al passo con l'iniziativa ECM e consentirgli di lanciarsi nella pianificazione e nel supporto alla costruzione di questa capacità all'interno dell'NHSBSA.
“È estremamente importante avere fiducia e sicurezza nell'adozione di un approccio coerente alla gestione del cambiamento. Sappiamo che l'approccio di Prosci ci offre la possibilità di affrontare il cambiamento a livello individuale, di progetto e aziendale: questa scalabilità è stata fondamentale per supportarci nell'introduzione del change management come capacità. È un momento entusiasmante per noi avere la possibilità di introdurre questi approcci e supportare il nostro grande e complesso cambiamento in tutta la nostra azienda e nella più ampia famiglia sanitaria”
Helen Donaghy, Portfolio Delivery Lead at NHS Business Services Authority
I risultatiNei primi dodici mesi, l'NHSBSA ha certificato 33 membri del suo team di realizzazione del progetto come professionisti della gestione del cambiamento Prosci e 4 membri del team sono stati formati con le competenze necessarie per tenere workshop interni di un giorno per manager e altro personale. Il primo workshop Taking Charge of Change per 12 partecipanti si è tenuto nel maggio 2023 e sono seguiti altri workshop interni di successo. Nel giro di sei mesi sono state tenute 10 sessioni per oltre 120 colleghi dell'NHSBSA. Questo ha permesso alla più ampia comunità di fornitori di portfolio e ai team dei progetti pilota di essere integrati nell'approccio Prosci.
Si è trattato di un passo fondamentale nel loro percorso di cambiamento, in quanto questo gruppo è responsabile di tutti i progetti che vengono realizzati nell'organizzazione più ampia. Di conseguenza, l'NHSBSA ha un numero crescente di progetti e programmi che utilizzano la Metodologia e il Quadro Prosci con gli strumenti e le tecniche Prosci® , consentendo loro di pianificare il lato umano del cambiamento per sostenere la realizzazione dei loro ambiziosi obiettivi.
Dopo aver reclutato con successo il primo ruolo dedicato alla gestione del cambiamento, un Change Implementation Manager, è ora possibile fornire supporto, consulenza e orientamento ai team di progetto e di realizzazione dei programmi. Questo ruolo fornisce l'esperienza e il supporto essenziali alla coorte di professionisti Prosci per incorporare una gestione del cambiamento strutturata nei loro progetti pilota.
