L'implementazione di una gestione del cambiamento di successo in un singolo progetto non è un'azione istantanea; ma piuttosto un viaggio che richiede attenzione continua e può essere ostacolato da una serie di ostacoli. Per i manager del cambiamento, che guidano un'organizzazione attraverso un periodo di cambiamento, ci possono essere tre grandi sfide che sbarrano la strada: ottenere il consenso; monitorare l'integrità del progetto e valutare gli sforzi di gestione del cambiamento.

Per ottenere risultati di business misurabili da un'iniziativa, è essenziale superare efficacemente ciascuno di questi ostacoli.

1. Ottenere il consenso alla gestione del cambiamento Change

Senza l'adesione alla gestione del cambiamento, il livello di resistenza dei dipendenti aumenta. Ogni sforzo di cambiamento mancherà del budget dedicato e delle risorse necessarie per il successo. Il tasso di successo del progetto può essere direttamente collegato alla presenza di pratiche efficaci di gestione del cambiamento.

Secondo la ricerca Best Practices di Prosci, le organizzazioni che eseguono la gestione del cambiamento con eccellenza hanno 6 volte più probabilità che il loro progetto raggiunga i propri obiettivi di business rispetto a quelle che non utilizzano affatto un approccio strutturato di gestione del cambiamento o che eseguono la gestione del cambiamento male.

Secondo la stessa ricerca Prosci, le organizzazioni con un progetto il cui budget varia da $ 1 milione a $ 5 milioni, dedicano in media 3,5 FTE e $ 679k per consentire l'implementazione efficace di un'eccellente gestione del cambiamento. Quando l'importanza del ruolo di gestione del cambiamento viene compresa e accettata, in particolare dai Senior Executive Sponsor e dai Line Manager direttamente interessati, i livelli di adesione aumentano.

Questo buy-in di livello senior, a sua volta, consente a un'efficace gestione del cambiamento di essere adeguatamente finanziata e implementata, la resistenza dei dipendenti al cambiamento diminuisce e la possibilità che il progetto ottenga i risultati attesi aumenta in modo significativo.

Affrontare la sfida di ottenere il buy-in

È molto più probabile che il supporto per la gestione del cambiamento venga raggiunto quando i benefici dell'attività possono essere chiaramente identificati e contestualizzati per il pubblico a cui si rivolge. Quando definito semplicemente come un elenco di attività o procedure che verranno implementate (piani di comunicazione aumentati, valutazioni in corso, ecc.), la gestione del cambiamento può essere vista semplicemente come un aumento delle attività che complicheranno lo standard dei risultati giornalieri.

Delineare ciascun obiettivo del progetto e calcolare il ruolo che l'adozione dei dipendenti svolge nel raggiungimento di ciascuno di essi è il primo passo per specificare la parte dipendente dalle persone del ROI e dei benefici. Prosci ha sviluppato un calcolatore del ritorno sull'investimento (CMROI) della gestione del cambiamento proprio a questo scopo ed è una buona pratica che più parti interessate rispondano alle domande poste nel calcolatore CMROI, trasformando le opinioni individuali in dati.

Le parti interessate multiple rilevanti includono il project manager, lo sponsor del progetto e una selezione di line manager direttamente interessati. Incorporare questo calcolo CMROI in un modello di Business Case per la gestione del cambiamento può aiutare ad accelerare l'acquisizione a livello senior del valore della gestione del cambiamento.

Quando i manager di linea e i dipendenti direttamente interessati possono riguardare la pratica della gestione del cambiamento in termini di obiettivi per cui si sta lavorando e dei benefici che possono essere ottenuti attraverso il loro raggiungimento, è più probabile che vengano coinvolti nel concetto e quindi forniscano le risorse e livelli di partecipazione richiesti

2. Monitoraggio dello stato di salute del progetto

La mappatura dei progressi di ciascun progetto verso il completamento e il raggiungimento dei risultati è essenziale per comprendere le prestazioni complessive. Non solo questo, ma una comprensione sviluppata della salute del progetto durante l'intero ciclo di vita del progetto consente l'identificazione di aree che richiedono un monitoraggio o miglioramenti continui per fornire risultati.

Affrontare la sfida del monitoraggio della salute del progetto

Il successo e la salute di un progetto possono essere misurati considerando la presenza di una serie di attributi chiave: forte leadership e sponsorizzazione, gestione efficace del progetto e una strategia di gestione del cambiamento opportunamente personalizzata e ben eseguita.

Questi tre elementi costituiscono il nucleo del Prosci Change Triangle Model, uno strumento efficace per monitorare lo stato di salute del progetto. Per un progetto sano e di successo, ciascuno di questi attributi deve essere presente e ugualmente forte. Utilizzando il modello PCT, è possibile elaborare una strategia di valutazione con ogni stakeholder del progetto per valutare i progressi e le strategie per il miglioramento continuo.

La valutazione del PCT consente di misurare lo stato di salute di uno o più progetti durante il loro ciclo di vita. I punti dati possono essere sollecitati da più parti interessate con aree e tattiche suggerite per il miglioramento disponibili per aiutare le organizzazioni a migliorare la salute del loro progetto giorno dopo giorno.

3. Evaluating change management efforts

Project success can be directly correlated to the quality of change management efforts. The ability to continuously evaluate change management efforts means that improvements and strategy adjustments can be made in real time. Ongoing improvements will lead to higher adoption rates which results in the realisation of compounding benefits.

Valutare gli sforzi di gestione del change management 

Prosci, leader globale nella ricerca sulla gestione del cambiamento, identifica sette fattori che contribuiscono al successo del cambiamento:

• Sponsorizzazione attiva e visibile
• Applicare un approccio strutturato alla gestione del cambiamento
• Risorse e finanziamenti dedicati per la gestione del cambiamento
• Comunicazione frequente e aperta sul cambiamento e sulla necessità di cambiamento
• Coinvolgimento e partecipazione dei dipendenti
• Coinvolgimento e integrazione con la gestione del progetto
• Coinvolgimento e supporto del middle management

Per comprendere al meglio come è possibile migliorare i livelli di maturità delle capacità di gestione del cambiamento organizzativo, è necessario prima valutare le capacità attuali. L'esecuzione di un Maturity Audit di Prosci Change Management può consentire l'identificazione degli attuali punti di forza e di debolezza, consentendo l'elaborazione di una strategia continua di miglioramento.

In questa strategia strutturata e intenzionale dovrebbero essere incorporati anche punti continui di valutazione e una revisione continua dei progressi rispetto agli obiettivi prefissati. Sempre secondo la ricerca Best Practices di Prosci, la maturità dell'Enterprise Change Management è importante; le organizzazioni con maturità di livello 5 hanno il 65% dei loro progetti che forniscono risultati aziendali di successo, mentre le organizzazioni di livello 1 hanno solo il 37% dei loro progetti che forniscono risultati di successo.

Risultati a lungo termine e cambiamenti organizzativi sostenibili richiedono che i leader del cambiamento abbiano la capacità di identificare e affrontare tre delle principali sfide della gestione del cambiamento. Superando gli ostacoli per ottenere l'adesione al progetto, monitorando lo stato di salute del progetto e valutando gli sforzi di gestione del cambiamento a lungo termine, è possibile fornire competenze di cambiamento organizzativo sostenibile e maggiore capacità.

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